本文假设你手上已经有一张门票、一封邀请函,或商会公开的报名链接——如果你还在摸索该如何在海外找到人脉活动,那个阶段的搜索要先完成,本文才用得上。这里要说明的关键是,商会活动并不是同一种形式换了件外衣,而是切实不同的场合。社交活动、简报会、委员会会议、参访活动、晚宴与代表团接待会各自遵循不同的潜规则,对新加入者的适合程度也大不相同。商会很少会在邀请函上把这些说清楚,所以新加入者最常犯的错误往往在活动开始之前就已经发生:带着错误的预期走进现场。
区分活动形式最快的方法,是查看商会自己的活动日历,通常每条活动信息旁边都会列出着装要求、议程安排与预期参加对象。以浏览台北市英侨商务协会公开的活动日历为例,就能看出形式在不同活动之间的差异有多大——下班后的社交活动、会员简报会,以及偶尔举办的晚宴,常常在同一个月里并列出现,描述方式各不相同,足以让你提前规划应对方式,而不必到了门口才临场应变。
每月社交活动或下班后聚会,是多数人脑海中商会活动的典型样貌:一间酒吧、一处饭店酒廊,或是下班后某位会员的办公室,没有座位安排,除了两分钟的开场致辞外也没有其他演讲。出席者从公司派来的初级员工到商会自己的理事会成员都有,其未言明的目的与其说是促成什么交易,不如说是让会籍状态维持明显的活跃——商会借这些晚上观察哪些新会员真的会出现,再决定是否给予他们委员会职位或重要的引荐。对新加入者来说,这是最值得优先参加的活动:风险低、可以提早离场,而且这个场合本就是明摆着让人来经营人脉的,不像简报会或晚宴那样,交谈要让位于内容或仪式。
晚宴或国庆酒会则是完全不同的场合:围桌而坐、着正式服装、按顺序进行的演讲,现场往往还有总领事或贸易代表出席。其未言明的目的是彰显声望与感谢赞助商——商会借此向会员、政府联系人与资助方展示自己确有分量。贸易代表团接待会,则是在有访问部长或商务团来访时举行,运作方式类似但更紧凑:一条迎宾队列、几段程式化的致辞,以及一张合影。这两种场合都能让新加入者获得实际价值,但更多是观察性的,而非交谈性的——你在场是为了了解商会的领导层与赞助商实际是谁,而不是指望一次坐席就建立起关系。
新加入者最常犯的错误,是把这三种场合中的任何一种当成销售现场。拿着一叠传单在社交活动上到处推销,或是在晚宴的餐桌上打断交谈向人推销产品,别人一眼就能看穿这是在做什么,而商会社群规模都不大,这样的名声会跟着你到下一场活动。未言明的规则是,你在场是为了被人记住,而不是为了成交。真正促成的生意,往往发生在几周后的一次后续会面中——而这场晚上的活动,只是让那次会面成为可能。
演讲午宴或早餐简报会是围绕内容展开的:由一位贸易官员、经济学家或企业高管发表演讲,通常二十到四十分钟,随后进行问答。出席者是冲着主题而来,因此现场的人多半从事该领域或与之相关的工作,其未言明的目的既是传递信息,也是为商会树立公信力——一场出席踊跃、讲者分量十足的简报会,向场外关注的赞助商与政府联系人传递出相关性的信号。即便完全没有既有人脉,新加入者在这里也能获得真正的价值,因为这种形式给了你事后可以具体讨论的内容,而不必费力从零开始找话题。
委员会会议是新加入者通常不该在未受邀的情况下出席的场合。这些是实务工作会议——议题涉及贸易政策、活动规划或会员增长——由已经投入时间的会员主持,一张陌生面孔会改变会议原有的节奏,而这类会议本就是为彼此早已心照不宣的人设计的。如果委员会主席邀请你以观察员身份列席,应把这看作一次真正意义上、为未来角色接受评估的机会,而不是一场社交活动:提前做好准备、第一次列席时少发言,让自己的价值在几次会议之后逐渐显现,而不是急于在一次会议中证明自己。
由会员企业主办的参访或工厂参观,兼具展示与建立关系的作用:通常包括实地走访、主办方领导层的简短介绍,以及明显比一般社交活动更小的参加人数规模。其未言明的目的,是让主办企业被视为有实力、值得往来的对象,也让出席者获得自己原本无法安排到的机会。如果主办方所在的行业与自己相关,新加入者能从中获得很大价值——这是少数几种能让你亲眼见识一家企业实际如何运作,而不只是听人描述的商会活动形式之一。
尽量在开场后十五分钟内到场,而不是故意晚到——这段早到的时间窗口,现场人数还不多,适合真正的交谈,不会等到人满为患、小圈子已经在熟人之间固化之后才进场。先到签到台报到,名牌往往已经提前印好:如今多数商会都通过专门的活动报名与票务软件来处理报名与签到,而不是靠纸质名单,所以你还没自报姓名,柜台工作人员往往就已经知道你是谁。拿一杯饮料或咖啡——这能让双手有事可做,也给了你一个自然的理由,站在交谈通常最先开始的地方附近。
拿到饮料之后,先环顾全场再决定接近谁。两人小组比三四人的封闭圈子更容易加入,后者通常正谈到一半,不容易得体地插进去;独自站在场边的人,往往也是另一位新加入者,和你一样乐于有人可以交谈。开场白应简单、且针对这场活动本身,而不是介绍你自己——问一问场地、讲者,或者对方是怎么了解到这家商会的,都比一段准备好的自我介绍更管用,也给了双方一个容易延伸下去的话题。
名牌的细节比看上去更实用。多数商会会把姓名与公司印得足够大,握手距离内就能看清,而把名牌别在右侧,正好落在双方握手时对方视线自然经过的位置——听起来像是无关紧要的小细节,但它省去了打招呼时对着别人胸口眯眼辨认的尴尬。名牌传递的信息也因商会而异:有些只印姓名与公司,有些还会加上会籍类别、国旗图案,或你会说的语言,开口之前先读一下对方的名牌,能免费给你一个开场问题。
名片交换是市场惯例差异最大的地方。在东亚多数地区,交换名片是一个小小的仪式:双手递送与接收,或伴随轻微鞠躬,接过后要先看一会儿再收起来,而不是立刻塞进口袋,更不会当着对方的面在名片上写字。在欧洲与北美的多数地区,交换则更快、更随意,常常是在交谈结束时而非开始时进行,名片直接放进口袋也不算失礼。这两种惯例在同一家商会内都不是通行标准,因为现场通常是多国籍混合的,更稳妥的做法是跟随对方设定的节奏,而不要假设自己母国市场的习惯放之四海皆准。
如何结束一段交谈,又不让对方觉得被冷落,是一项值得练习的技巧。最简单的退场方式是往前走而不是往后退:把对方介绍给附近的另一个人,让新的组合自然消化你的离开;或者提一件实际的事——去续一杯饮料、去找一个你答应过要找的人——而不是话说到一半就不了了之。说明接下来会发生什么,也能让退场显得干净利落:提一句你会就某个具体细节保持联系,既收了尾,也让对方知道这场交谈是有意义的——这通常也是事实,值得说出口。
商会活动的实际价值,多半是在后续跟进中才真正兑现的,而这恰恰也是多数新加入者什么都不做的环节。在两三天内发一条简短的信息——趁你还是对方一个具体的印象,而不只是名牌上的一个名字——比两周后才发一条精心打磨的信息更有分量。提及交谈中某个具体的细节,而不是泛泛的问候,并且只在确实有理由的情况下才提议下一步——不是每一次好的交谈,都需要一场后续会面才算数。
Chamberflow是许多这类商会背后运行的软件,负责处理活动报名、票务,以及你到场签到时所核对的报名名单。它不会改变你在现场该如何表现,但你一到场名牌往往就已经印好,通常正是拜它所赐。
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